Email Archivierung für Lotus Notes

Ausgangssituation

Ein bundesweit agierender Verband für Kapitalverwaltungsgesellschaften und Fonds sucht eine revisionssichere Email Archivierung für Lotus Notes. 

Zielsetzung

Es wurde ein System gesucht, das die seit Januar 2017 verschärften GoBD Richtlinien erfüllt. Dadurch ist besonders die Geschäftsleitung im Fokus der Betrachtung und der Kunde sah hier Handlungsbedarf geboten. Die Aufbewahrung soll dabei auf 6-10 Jahre ausgelegt werden und Lotus Notes typisch gibt es neben den Emails auch Sammelpostfächer, die zu berücksichtigen sind. Daneben muss das Mail Archiv mit zwei Domino Servern im Cluster Betrieb umgehen können.

Umsetzung

Nachdem man bereits zwei andere Produkte gesichtet hatte die Lotus Notes bedienen können, haben wir Reddoxx vorgestellt. Der ganzheitliche Ansatz, der nicht auf Lotus Notes alleine beschränkt ist, hat gefallen. Den Ausschlag für den Einsatz von Reddoxx hat aber die umfangreiche und extrem schnelle Suchfunktion von Reddoxx gegeben. Als Bonbon gab es dann noch die umfangreichen Vertreter Funktionen und die Möglichkeit, Projektkategorien anzulegen. 

Durch das von Reddoxx vertretene Konzept, die Daten so im Archiv zu lagern, dass diese bei Bedarf in Lotus Notes gelöscht werden können, ergaben sich für den Kunden zusätzliche Freiräume beim Handling von Mails und jederzeit die Möglichkeit, die Notes Postfächer zu entlasten. Die beiden anderen Anbieter setzten auf das sogenannte Stubbing, was letztendlich mehr Nachteile als Vorteile bietet. 

Der Tatsache, dass Reddoxx eine umfangreiche Schnittstelle zu Lotus Notes bietet, hat die Migration bereits vorhandener Emails sehr vereinfacht. Die unnötige Sorge des Kunden, dass sich das für die Sammelpostfächer schwierig gestalten könnte, hat sich als obsolet herausgestellt. Statt LDAP wurde dann im Zuge eines möglichen späteren Wechsels zu Exchange auf den AD Verzeichnisdienst gesetzt.

Ein paar Wochen später zeigte sich der Kunde sehr zufrieden mit seiner Entscheidung und würde sie genauso wieder treffen.