Mailarchivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht!

Zum 31.12.2016 endet die Schonfrist zur konsequenten Umsetzung der GoBD-Richtlinie des Bundesministeriums für Finanzen. Im Klartext heißt es hier, dass auch E-Mails, die relevanten geschäftlichen Inhalt enthalten (z.B. elektronische Handels- und Geschäftsbriefe) im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente zu berücksichtigen sind. 

Es reicht zukünftig nicht mehr aus, ein- und ausgehende PDFs abzulegen, sondern auch relevante Korrespondenz – beispielsweise E-Mail-Inhalte – in einer revisionssicheren Form bereitzuhalten. Also: Aufpassen, denn die Geschäftsführer eines jeden Unternehmens müssen sich hier in der Pflicht sehen und ab dem 1. Januar 2017 den Anforderungen nach der GoBD entsprechen.

„Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig."

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