Email Archivierung für Lotus Notes

Ausgangssituation

Ein bundesweit agierender Verband für Kapitalverwaltungsgesellschaften und Fonds sucht eine revisionssichere Email Archivierung für Lotus Notes. 

Zielsetzung

Es wurde ein System gesucht, das die seit Januar 2017 verschärften GoBD Richtlinien erfüllt. Dadurch ist besonders die Geschäftsleitung im Fokus der Betrachtung und der Kunde sah hier Handlungsbedarf geboten. Die Aufbewahrung soll dabei auf 6-10 Jahre ausgelegt werden und Lotus Notes typisch gibt es neben den Emails auch Sammelpostfächer, die zu berücksichtigen sind. Daneben muss das Mail Archiv mit zwei Domino Servern im Cluster Betrieb umgehen können.

Umsetzung

Nachdem man bereits zwei andere Produkte gesichtet hatte die Lotus Notes bedienen können, haben wir Reddoxx vorgestellt. Der ganzheitliche Ansatz, der nicht auf Lotus Notes alleine beschränkt ist, hat gefallen. Den Ausschlag für den Einsatz von Reddoxx hat aber die umfangreiche und extrem schnelle Suchfunktion von Reddoxx gegeben. Als Bonbon gab es dann noch die umfangreichen Vertreter Funktionen und die Möglichkeit, Projektkategorien anzulegen. 

Durch das von Reddoxx vertretene Konzept, die Daten so im Archiv zu lagern, dass diese bei Bedarf in Lotus Notes gelöscht werden können, ergaben sich für den Kunden zusätzliche Freiräume beim Handling von Mails und jederzeit die Möglichkeit, die Notes Postfächer zu entlasten. Die beiden anderen Anbieter setzten auf das sogenannte Stubbing, was letztendlich mehr Nachteile als Vorteile bietet. 

Der Tatsache, dass Reddoxx eine umfangreiche Schnittstelle zu Lotus Notes bietet, hat die Migration bereits vorhandener Emails sehr vereinfacht. Die unnötige Sorge des Kunden, dass sich das für die Sammelpostfächer schwierig gestalten könnte, hat sich als obsolet herausgestellt. Statt LDAP wurde dann im Zuge eines möglichen späteren Wechsels zu Exchange auf den AD Verzeichnisdienst gesetzt.

Ein paar Wochen später zeigte sich der Kunde sehr zufrieden mit seiner Entscheidung und würde sie genauso wieder treffen.

 

eMail Archivierung für david von Tobit.Software

Ausgangssituation

Ein von uns langjährig betreutes Industrie-Planungsbüro für Automobil-Hersteller und deren Zulieferer setzt die eMail-Software David von Tobit.Software ein. Die darin verfügbaren Suchfunktionen sind nicht in dem Umfang gegeben, wie es die tägliche Anwendung des Kunden erfordert.

Zielsetzung

Es wurde ein System gesucht, das den Mitarbeitern die Durchsuchbarkeit von eMails inklusive Anhängen ermöglicht. Die Übernahme der Bestandsdaten aus David sowie eine spätere eventuelle Migration zu Outlook sollten gegeben sein..

Umsetzung

Schnell hat sich heraus kristallisiert, dass Reddoxx mit seinen weitreichenden Vertreter Funktionen und der Möglichkeit, projektbezogene Kategorien zu definieren, auf die alle Mitarbeiter eines Projekts zugreifen können, David sehr gut ergänzen kann. 

Zudem ergibt sich ein zusätzliches Maß an Sicherheit, da alle eMails nun nicht nur in David, sondern auch im Archiv verfügbar gehalten werden - in David könnten sie somit gelöscht werden. 

Die Google ähnlichen, extrem schnellen und sehr umfangreichen Suchfunktionen von Reddoxx ergänzen David hervorragend. Der Aspekt der revisionssicheren eMail Archivierung ist für den Kunden nicht von primärem Nutzen, wenn auch ein angenehmer Nebeneffekt, welcher später noch von Bedeutung sein kann.

 Der besondere Vorteil, dass Reddoxx eine Schnittstelle zu David über einen Drittanbieter aufweist, hat die Migration bereits vorhandener eMails, inklusive öffentlicher Ordner und Offline Konten extrem vereinfacht.  

 Neben Reddoxx wurde für das Archiv unser bewährtes TopStore NAS als Datenspeicher definiert. In Summe zeigt sich unser Kunde sehr zufrieden mit der getroffenen Entscheidung.